Claves de la gestión de compras eficiente

gestión de compras eficiente

La gestión de compras en la empresa es fundamental para generar valor, hacer crecer los ingresos e incrementar los beneficios corporativos. Sin embargo, a menudo se convierte en un área al que las pymes no sacan todo el partido posible. En la mayoría de ocasiones, esto sucede por la falta de tiempo o recursos humanos, otras, por la falta de conocimientos específicos.

Por eso, desde Knowee, queremos ayudarte a poner en práctica un proceso de aprovisionamiento empresarial mucho más eficiente y productivo.

Cómo mejorar la gestión de compras en la empresa

Para ello, te proponemos una serie de planteamientos que te ayudarán a gestionar de forma más eficiente las compras en tu negocio.

1. Define los procesos de tu ciclo de compras

Uno de los primeros puntos que deberás analizar son tus propios procesos de compras. En este sentido, obtener una visión global de los mismos te servirá para identificar las claves, errores y posibles oportunidades con el propósito de poder optimizarlos y mejorar su rendimiento. Y es que conseguir reducir las cargas de trabajo de tu responsable o equipo de compras es fundamental. Quizás sea necesario incluso hacer crecer a tu equipo de compras.

2. Elabora un plan de compras

Muchas empresas no trabajan en base a una estrategia o planificación de compras. Más bien, deciden en función de la necesidad. Es decir, por el agotamiento de su stock.

En este aspecto, trabajar de forma más eficiente también supone trabajar con un alto grado de planificación. Cierto es que el ejercicio es muy largo y puede deparar todo tipo de imprevistos, pero puedes utilizar los datos de años anteriores para hacer tus estimaciones.

En tu labor de planificación tendrá un papel fundamental tu inventario. Es importante que lo monitorices o revises periódicamente.

3. Automatiza tus procesos

La automatización de los procesos de compra es un punto innegociable en la mejora de la eficiencia. Por ejemplo, el uso de un software ERP puede ser una buena idea para a centralizar y organizar toda la información operativa de los distintos departamentos que conforman la estructura de tu empresa. En lo que respecta al proceso de compras, puede ayudaros a ti y a tu equipo a automatizar la emisión de órdenes de compra, pedidos o facturación.

Específicamente para el departamento de compras, también existen plataformas para facilitar todo lo que supone el contacto, la comunicación y la negociación con proveedores o el seguimiento de presupuestos y ofertas. Asimismo, podrás encontrar herramientas específicas para controlar tus procesos de compras y adquisiciones y otras que ponen el foco en la selección de proveedores.

En resumen, todas estas herramientas de automatización te facilitarán establecer tus necesidades, organizar toda la información de valor, agilizar procesos, programar tus compras o evitar duplicidades de trabajo.

4. Establece alianzas win-win

Los proveedores son la base de cualquier negocio. No hay que mencionar que tu buena relación con ellos es fundamental (siempre sin perder de vista los intereses de tu compañía). De ellos tendrás que valorar factores como el precio, la calidad, el tiempo de suministro, las facilidades de pago, la respuesta rápida a consultas sobre cotizaciones, etc., pero, sobre todo, su capacidad de aprovisionamiento.

En función del volumen de tu negocio, quizás te convenga centralizar a tus proveedores en la medida de lo posible. ¿Por qué? Esto puede traducirse en importantes descuentos o facilidades de pago en tu proceso de compra o, al menos, en una mejor posición negociadora.

No obstante, como decíamos, no debes olvidarte de tu negocio. Analizar el mercado de proveedores de forma constante, lo que hace la competencia y no descartes hacer pequeñas pruebas de suministro para optimizar tus procesos. Evita la rigidez.

5. Comunícate con tu equipo

Quizás sea la parte más obvia. Pero también es una de las más importantes y por donde llegan muchos problemas. La comunicación con tu equipo de compras te ayudará a conocer el funcionamiento de los procesos desde la mentalidad de quienes lo gestionan diariamente: las personas. Intercambiar impresiones, delegar y hacer partícipes a los demás de la estrategia de la empresa es clave en la mejora de la eficiencia.

En definitiva, para sacar el máximo partido a la gestión de las compras de tu empresa, debes implementar procesos que pongan el foco en la eficiencia. De lo contrario, tu negocio se estancará. La transformación digital está de tu lado.

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