Claves de la gestión de compras eficiente

La gestión de compras en la empresa es fundamental para generar valor, hacer crecer los ingresos e incrementar los beneficios corporativos. Sin embargo, a menudo se convierte en un área al que las pymes no sacan todo el partido posible. En la mayoría de ocasiones, esto sucede por la falta de tiempo o recursos humanos, otras, por la falta de conocimientos específicos.

Por eso, desde Knowee, queremos ayudarte a poner en práctica un proceso de aprovisionamiento empresarial mucho más eficiente y productivo.

Cómo mejorar la gestión de compras en la empresa

Para ello, te proponemos una serie de planteamientos que te ayudarán a gestionar de forma más eficiente las compras en tu negocio.

1. Define los procesos de tu ciclo de compras

Uno de los primeros puntos que deberás analizar son tus propios procesos de compras. En este sentido, obtener una visión global de los mismos te servirá para identificar las claves, errores y posibles oportunidades con el propósito de poder optimizarlos y mejorar su rendimiento. Y es que conseguir reducir las cargas de trabajo de tu responsable o equipo de compras es fundamental. Quizás sea necesario incluso hacer crecer a tu equipo de compras.

2. Elabora un plan de compras

Muchas empresas no trabajan en base a una estrategia o planificación de compras. Más bien, deciden en función de la necesidad. Es decir, por el agotamiento de su stock.

En este aspecto, trabajar de forma más eficiente también supone trabajar con un alto grado de planificación. Cierto es que el ejercicio es muy largo y puede deparar todo tipo de imprevistos, pero puedes utilizar los datos de años anteriores para hacer tus estimaciones.

En tu labor de planificación tendrá un papel fundamental tu inventario. Es importante que lo monitorices o revises periódicamente.

3. Automatiza tus procesos

La automatización de los procesos de compra es un punto innegociable en la mejora de la eficiencia. Por ejemplo, el uso de un software ERP puede ser una buena idea para a centralizar y organizar toda la información operativa de los distintos departamentos que conforman la estructura de tu empresa. En lo que respecta al proceso de compras, puede ayudaros a ti y a tu equipo a automatizar la emisión de órdenes de compra, pedidos o facturación.

Específicamente para el departamento de compras, también existen plataformas para facilitar todo lo que supone el contacto, la comunicación y la negociación con proveedores o el seguimiento de presupuestos y ofertas. Asimismo, podrás encontrar herramientas específicas para controlar tus procesos de compras y adquisiciones y otras que ponen el foco en la selección de proveedores.

En resumen, todas estas herramientas de automatización te facilitarán establecer tus necesidades, organizar toda la información de valor, agilizar procesos, programar tus compras o evitar duplicidades de trabajo.

4. Establece alianzas win-win

Los proveedores son la base de cualquier negocio. No hay que mencionar que tu buena relación con ellos es fundamental (siempre sin perder de vista los intereses de tu compañía). De ellos tendrás que valorar factores como el precio, la calidad, el tiempo de suministro, las facilidades de pago, la respuesta rápida a consultas sobre cotizaciones, etc., pero, sobre todo, su capacidad de aprovisionamiento.

En función del volumen de tu negocio, quizás te convenga centralizar a tus proveedores en la medida de lo posible. ¿Por qué? Esto puede traducirse en importantes descuentos o facilidades de pago en tu proceso de compra o, al menos, en una mejor posición negociadora.

No obstante, como decíamos, no debes olvidarte de tu negocio. Analizar el mercado de proveedores de forma constante, lo que hace la competencia y no descartes hacer pequeñas pruebas de suministro para optimizar tus procesos. Evita la rigidez.

5. Comunícate con tu equipo

Quizás sea la parte más obvia. Pero también es una de las más importantes y por donde llegan muchos problemas. La comunicación con tu equipo de compras te ayudará a conocer el funcionamiento de los procesos desde la mentalidad de quienes lo gestionan diariamente: las personas. Intercambiar impresiones, delegar y hacer partícipes a los demás de la estrategia de la empresa es clave en la mejora de la eficiencia.

En definitiva, para sacar el máximo partido a la gestión de las compras de tu empresa, debes implementar procesos que pongan el foco en la eficiencia. De lo contrario, tu negocio se estancará. La transformación digital está de tu lado.

¿Cuánto tardo en implantar Knowee en mi empresa?

Las tarjetas de visita digitales ganan adeptos cada día gracias a un contexto profesional que busca soluciones de transformación digital, ahorro de papel y costes y que es consciente de las ventajas que ofrecen frente a las tarjetas físicas. En este sentido, Knowee se ha posicionado como una herramienta esencial si buscas versatilidad, eficiencia y valor innovador.

Ahora bien, ¿cuánto se tarda en implantar la Knowee en tu empresa?

Implanta Knowee paso a paso

Lo primero que debes saber es que su implantación puede ser tan rápida y ágil como la empresa necesite.

  1. Si optas por alguno de los diversos diseños de tarjeta predefinidos de Knowee, podrás utilizar la herramienta de manera inmediata. Sin embargo, si necesitas trasladar al mundo online el mismo diseño que ahora tienes en papel, Knowee puede crear una plantilla personalizada y el sistema puede ser puesto en marcha en cuestión de horas.
  2. Una vez configurada, puedes crear los usuarios y las tarjetas en base a las plantillas que hayas configurado según necesites. Si requieres un gran número de tarjetas, Knowee te ofrece la creación inicial de todos esos usuarios y tarjetas. Sólo tienes que rellenar la tabla que te proporcionan y enviar el diseño de tu tarjeta y en cuestión de unos días tendrás todas las tarjetas preparadas para funcionar.
  3. Además, Knowee también facilita la realización de una integración automática con tu sistema de directorio activo (AD, LDAP); de esta forma, la creación, modificación y eliminación de tarjetas se realiza de forma automática sin intervención de los usuarios o administradores. Esto es especialmente útil para medianas y grandes empresas ya que la información de origen siempre es la del directorio de empleados.

Obtén el máximo rendimiento de Knowee

Además del servicio de creación de tarjetas de visita digitales por el que Knowee es más conocido, conviene que conozcas las funcionalidades complementarias que ofrece la herramienta.

  • Más allá de todos los datos de contacto aportados en tu identificación, Knowee hace que sea posible la utilización de tus tarjetas como canal de comunicación corporativa. A través de ellas es posible añadir contenido multimedia como vídeos corporativos, promociones, invitaciones a eventos, banners, documentos, siempre gestionado por la empresa, no por el usuario.
  • Con Knowee, también podrás disponer de firmas corporativas de correo electrónico. ¿Cómo? A través de un add in para Outlook. Esto permitirá un control centralizado de las firmas de toda la empresa y la realización de cambios de forma instantánea. La implantación de este sistema dependerá del departamento de IT de la empresa, pero no es distinta a la instalación de cualquier otra herramienta de software utilizada por la compañía.
  • Tanto la web como las apps permiten la autenticación corporativa tipo Single Sign-On. ¿Qué quiere decir esto? Que cualquier usuario puede utilizar las mismas credenciales corporativas que ya usa para acceder a cualquier otra plataforma de la empresa para identificarse en Knowee.
  • El enmascaramiento de URL permite que las tarjetas sean accesibles a través de una URL personalizada como por ejemplo https://bcards.tuempresa.com/tarjeta, ofreciendo la imagen de ser un producto creado y servido por tu propia empresa.

Sabiendo todo lo que Knowee puede aportarle a tu empresa en tu proceso de transformación digital, ya conoces el tiempo de implantación de Knowee y lo sencillo que resulta.

Esta breve inversión de tiempo puede suponer un importante beneficio para tu imagen y la de tu compañía. Pruébalo.

Ventajas de las tarjetas digitales frente a las físicas

La tarjeta de visita ha experimentado un largo recorrido desde su aparición en China en el siglo XV hasta el día de hoy, en el que su uso fundamental es la presentación y recordatorio de los datos de contacto. La adaptación a las nuevas tecnologías de este medio de presentación ha derivado en la tarjeta digital de presentación, que incorpora importantes ventajas frente a las tradicionales.

Principales ventajas de la tarjeta digital

Las tarjetas digitales están sustituyendo a las clásicas tarjetas impresas. Muchos son los motivos por los que este es uno de los elementos que antes se ha incorporado al proceso de transformación digital.

Perfecta adaptación a la evolución de las relaciones profesionales

La tarjeta de visita no es algo empleado únicamente en aquellas ocasiones que dan lugar a su nombre, las visitas. Tradicionalmente, se ha adjuntado este soporte con los datos de contacto junto a cartas de presentación, presupuestos comerciales, catálogos de producto e infinidad de documentos que se intercambian entre personas físicas en su actividad profesional.

Hoy en día, casi todas estas comunicaciones se realizan por medios digitales. De esta forma, parece evidente que necesitas un soporte digital también para tu tarjeta, que además evite el engorroso proceso de transcribirla a un fichero de datos.

Adaptación a las leyes de protección de datos

Cuando te entregan una tarjeta de visita, debes tener en cuenta que estás procediendo a la recogida de unos datos que el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) considera susceptibles de protección. Normalmente, además, estarás procediendo a su conservación y a su inclusión en un fichero, ya sea en soporte físico o digital. Lo mismo sucede cuando tú entregas la tuya.

Cada intercambio de estas tarjetas físicas debería ir acompañado del correspondiente consentimiento de quien la entrega. Pero esto, en realidad, no lo hace nadie. La tarjeta digital deja una huella imborrable de su entrega voluntaria y su propio formato está expresando que es entregada para su conservación e inclusión en un archivo de contactos profesionales.

Ahorro de papel y responsabilidad social

El calentamiento global es uno de los temas de actualidad que mayor sensibilidad social despierta. Tu empresa ha de alinearse con los objetivos de desarrollo sostenible ya que estos compromisos de responsabilidad social corporativa adquieren cada vez una mayor relevancia entre los criterios de decisión de los clientes.

Si para el cliente es importante, es lógico que pensemos que esta decisión también influya para muchas otras empresas que hacen de este compromiso su bandera. Una gran parte de estas compañías busca trabajar con otras que representen claramente los mismos valores que ellas integran en su imagen.

Una de las principales causas del calentamiento global es la deforestación. Por ello, reducir al máximo o incluso eliminar el uso del papel se ha convertido en uno de los objetivos fundamentales de las empresas, tanto por cuestiones medioambientales como de logística y ahorro de costes.

Tu tarjeta digital no solo prescinde del papel, sino también de aquellos procesos y materiales contaminantes derivados de su impresión y distribución: máquinas de impresión, tintas, plásticos de fotolitos, retractilados, cajas y todo el consumo de energía que todo ello requiere.

Si, además, tenemos en cuenta la permanente necesidad de actualización de datos, el ahorro de costes, la disponibilidad infinita y la transmisión de una imagen moderna, tu tarjeta digital será un soporte fundamental a la hora de expresar tu identidad corporativa y tus valores.

Diferencias de Knowee y otras herramientas

En plena era digital, en la que cada día salen a la luz nuevos avances tecnológicos, es necesario estar a la orden del día de las últimas tendencias. Más si cabe en el ámbito empresarial, donde quedarse rezagado en este aspecto o implementar una herramienta más eficiente, completa o útil que la competencia puede significar una gran diferencia competitiva.

En este sentido, herramientas como Knowee ofrecen nuevos canales de comunicación corporativa a través de tarjetas de visita digitales. Estas son más visuales e innovadoras, adaptadas a los nuevos tiempos, pero también más ágiles, flexibles, cómodas y sostenibles.

¿Qué diferencia a Knowee de otras herramientas?

Existen otras muchas herramientas que permiten realizar funciones con tarjetas de visita. Camcard, ABBYY Business Card Reader, Moo, icon o DiHola! son algunas de ellas, pero ¿qué diferencia a Knowee de estas otras aplicaciones?

Creación de tarjetas

En primer lugar, Knowee destaca por la posibilidad, única en el sector, de crear diferentes tarjetas de visita digitales con la imagen exacta de la empresa y en formato web. Estas quedan identificadas automáticamente con un código (URL) y un código QR que permiten posteriormente también compartirlas.

En la creación, las opciones en lo que a posibles diseños, estilos y fuentes tipográficas también son infinitas, permitiendo incluso incorporarlas a las firmas de email. También se pueden crear tarjetas directamente desde la información de redes sociales como Linkedin y Facebook.

Almacenamiento

En lo que al almacenamiento se refiere, Knowee no solo permite acumular otras tarjetas recibidas (algo que también permiten otras apps) sino que permite leer el contenido de las tarjetas para no tener que escribirlo, guardarlas como contacto, añadir notas y buscar el tarjetero por cualquier campo.

Las tarjetas del tarjetero se pueden compartir con cualquiera y además se puede exportar directamente a un archivo Excel para incluir en cualquier CRM.

Administración

Es en la administración donde Knowee se desmarca de otras aplicaciones. Sus funciones corporativas son su gran ventaja:

  • Gestión centralizada de creación, modificación y eliminación de tarjetas por un administrador (o automatizado).
  • Manejo del contenido y aspecto de todas las tarjetas de la compañía en tiempo real.
  • Visualización de estadísticas de uso de cada tarjeta.
  • Gestión centralizada en tiempo real de la firma de correo electrónico de todos los empleados.
  • Creación y exportación de un tarjetero corporativo (CRM de tarjetas).
  • Autenticación web y móvil corporativa (SSO).
  • Integración con todos los sistemas de la empresa
  • Posibilidad de funcionamiento en modo “marca blanca”.

Vista de la tarjeta

Asimismo, es posible realizar llamadas, establecer contactos directos a ubicaciones o websites a través de la tarjeta. También descargar los datos a la agenda de contactos del móvil y a aplicaciones como Outlook o hacerlo en múltiples tipos de archivo, como CSV y vCard.

Compartir la tarjeta y guardar el contacto por el receptor nunca ha sido tan sencillo, compatible y fácil como ahora. Knowee es cloud, no depende del dispositivo, no hay problemas de compatibilidad: es estándar web.

Intercambio de tarjetas

Intercambiar tarjetas también es muy sencillo: a través de SMS, Whatsapp, email, Facebook, Twitter, Linkedin, Skype, Bluetooth, NFC, AirDrop e incluso a través de QR, ya que,en realidad, se comparte una página web. Todo ello contribuye a posicionar a la nuestra como la herramienta más completa del sector para el intercambio de información.

Otras funcionalidades

Knowee se convierte también en un nuevo canal de comunicación: permite añadir contenido junto con las tarjetas en tiempo real: la empresa puede incluir un vídeo corporativo, un banner, una oferta, una promoción, un evento, call to actions, enlaces a contenido, documentos, etc.

Todos los leads que vean la tarjeta estarán viendo también todo ese contenido. Y la misma funcionalidad está disponible para las firmas de correo de la empresa. Estos últimos aspectos completan algunos de los atractivos principales de Knowee. ¿A qué esperas para adentrarte de lleno en el mundo digital?

Claves en la elección de proveedores

La elección de proveedores es una de las cuestiones que han de abordar las empresas independientemente de cuál sea su tamaño o el ámbito en el que desarrollan su actividad. No se trata de una decisión que se tome a la ligera. Todo lo contrario. Dar con esas entidades que contribuyan, a través de sus servicios, al buen funcionamiento de la entidad que apuesta por ellas es fundamental, tanto como lo son las ruedas que mueven otras de mayor tamaño en un engranaje de un reloj.

¿Buscas proveedores? Presta atención.

Criterios para una buena selección

Antes de decantarte por un proveedor concreto es conveniente disponer de un número de candidatos a los que solicitar información sobre su servicio, con el fin de poder comparar distintos baremos. Algunos de los principales criterios que establecerás como claves para decidir su contratación pueden ser las siguientes:

1. La distancia

Si bien es cierto que los avances en el campo de la logística, han permitido disponer de bienes y servicios independientemente de la ubicación del centro de expedición, en determinados campos este punto sigue siendo importante. Hay que tener en cuenta a qué distancia se sitúan sus instalaciones, bien sean oficinas o centros de distribución. La cercanía es un punto a favor.

2. La rapidez de respuesta

Conocer la rapidez de la entrega del material que precises o el tiempo que tarda en prestarte el servicio que demandas no es un tema banal. El order lead time también cuenta.

3. El coste del servicio

Es necesario saber con antelación lo que puede costar un servicio concreto para que no se disparen tus gastos y calcular en qué cantidad se incrementará el precio final del producto que ofrece tu empresa. Igual de importante es el tiempo establecido para abonar la factura y las posibles comodidades que contemple.

4. Las referencias

Conocer la valoración que realizan de los proveedores otras empresas que les contratan puede ser un punto decisivo. En la era digital es fácil teclear el nombre de una entidad y en apenas unos segundos, descubrir qué opinan de un servicio quienes ya han disfrutado de él, leyendo sus fortalezas y debilidades.

5. Conocer su trayectoria

Se requiere de una labor de investigación. No basta con que visites su web, leer en ella su historia y conocer los reconocimientos que haya podido recibir. Debes indagar en su imagen, hitos que haya logrado, la calidad que ofrezca y su situación financiera en el momento actual.

6. El servicio postventa

Representa fundamentalmente una garantía. Es necesario conocer de antemano si se incluye un servicio de mantenimiento o reparación y en qué medida se ocupará de los posibles fallos que puedan surgirte tras la adquisición de su material o de una determinada maquinaria.

Dónde se encuentran los proveedores

A la hora de buscar a los proveedores que precisa la empresa no siempre se sabe por dónde comenzar. Estas recomendaciones pueden serte de utilidad:

– Recurrir a buscadores especializados o asociaciones de profesionales de un sector determinado.

– Visitar salones o ferias del gremio.

– Internet se ha convertido en el lugar clave. ¿Quién no tiene una web o se anuncia en Google?

– El boca a boca puede ofrecer pistas sobre profesionales de confianza.

La elección de proveedores puede convertirse en un acierto con solo seguir estos consejos. ¿Te animas a hacer la prueba?

Qué valoran las empresas de un director de compras

A menudo tendemos a creer que en las empresas solo existen las ventas. En cierta medida viene a ocurrir lo mismo que en el fútbol. El balón de oro siempre suele llevárselo un delantero. Sin embargo, hay una figura fundamental tanto en las grandes empresas como en las pymes: el director de compras. Aunque no goce del brillo exterior de su compañero es, definitivamente, una figura esencial en la articulación de todo el juego empresarial.

Qué valoran las empresas en un jefe de compras

Si te pones a pensar en la responsabilidad que tiene un jefe de compras en una empresa en seguida te das cuenta de que gran parte del éxito y de la reputación de la misma, recae sobre su actividad. Aspectos como la calidad del producto final, la optimización de la logística y el correcto funcionamiento de toda la cadena de producción dependen de su acierto.

Es por esto que en el ideario de toda empresa encuentras que el perfil de estos ejecutivos es especialmente estudiado y valorado por presentar un perfecto equilibrio entre sus hard skills y sus soft skills. En este difícil equilibrio observarás que la experiencia, el conocimiento del mercado y las habilidades en general adquieren normalmente un mayor valor que la formación y conocimientos académicos.

Capacidad de planificación y organización

Esta cualidad es imprescindible para toda empresa que requiere un ejecutivo de compras. No solo ha de organizar y estructurar a la perfección su departamento, sino que ha de ponerlo en referencia con otros, conocer las necesidades exactas de los mismos y establecer la estrategia de negocio perfecta para satisfacerlas puntualmente.

Criterio

El responsable de compras no solo ha de tener en cuenta la calidad de los productos a la hora de seleccionar los proveedores. Para la empresa, el buen criterio de este importante talento es fundamental. Debe tener en cuenta otros muchos factores como la capacidad de suministro regular, alternativas al aprovisionamiento, la estructura logística de los elegidos o su capacidad de reacción ante imprevistos.

De otra forma, puedes imaginar el elevado riesgo al que la actividad de la empresa se ve expuesta si falla la cadena de aprovisionamiento en cualquiera de sus puntos.

Capacidad de negociación

Las habilidades de negociación son otra de las características más buscadas. Tanto es así que, siendo unas soft skills por definición, estas habilidades se han convertido en objeto de estudio en los planes formativos. Encuentras también importantes cursos monográficos para potenciar las mismas entre los directivos de esta actividad o los aspirantes a serlo.

Alcanzar los mejores acuerdos de suministro supone compromisos por ambas partes. Conseguir los mejores precios y condiciones de pago son, junto a la garantía de servicio, el objetivo fundamental de la negociación.

Capacidad de liderazgo e imagen

El director ejecutivo de compras ejerce el liderazgo en dos líneas. Una interna, dirigiendo sus propios recursos humanos y otra orientada al exterior, capaz de movilizar la respuesta de sus proveedores ante cualquier situación complicada.

Es precisamente en esta faceta externa en la que la imagen del director de compras ha de recurrir a los mejores elementos de presentación para transmitir toda su personalidad y competencia.

Cómo funciona Knowee

Las tarjetas de visita han sido tradicionalmente el medio por el que se intercambiaban los datos de contacto en ámbitos como el de los negocios. El nombre, cargo dentro de la empresa en la que se trabaja, número de teléfono, dirección postal y electrónica es la información que, salvo variaciones, se incluye en el pequeño trozo de cartulina. Aún hoy se imprimen y seguro que has visto que continúan teniendo protagonismo en los encuentros profesionales.

La era digital transforma su soporte

Desde su creación y durante décadas, las tarjetas de visita se han mantenido sin que apenas hayas notado alteraciones reseñables. Unos cambios en la tipografía, la introducción del color y la inclusión de imágenes han centrado su evolución. En plena era digital es cuando viven su auténtica transformación.

El papel se sustituye por un soporte electrónico, que te permite compartirla sin temor a que ese rectángulo que se guarda en bolsillos y carteras acabe traspapelándose.

¿Cómo funciona Knowee?

Las tarjetas digitales ganan terreno frente a las físicas, que se han quedado obsoletas y nadie sabe cómo guardarlas o evitar que se pierdan. En este contexto surge Knowee, una app que las convierte en herramientas tan fáciles de encontrar como de compartir e incluso actualizar.

Generar una tarjeta online te resultará tan sencillo como rellenar unos campos con los datos requeridos también en las de papel y, a continuación, elegir el diseño que desees, como se hacía con las utilizadas hasta ahora. También te permite incluir una imagen. Y todo a golpe de clic, sin necesidad de moverte de casa o desde donde desees utilizando el teléfono móvil.

Una vez creada, el modo de enviársela a una persona en concreto o a los contactos de que dispones es tan simple como elegir la opción de compartir y el canal para ello. Desde vía SMS a WhatsApp, pasando por las diferentes redes sociales o un email. El link llegará al destinatario, quien puede guardarla en un tarjetero virtual, donde será fácil encontrarla cuando se necesite, incorporarla a los contactos de su móvil o realizar acciones tan diversas como las de realizar una llamada o enviar un mensaje.

La tarjeta permanecerá online para ser consultada siempre que se desee.

Ventajas de las tarjetas virtuales

Suponen un paso más en una era en la que la tecnología invade todos los ámbitos. Su forma de creación y el modo en que las compartes son sencillos y prácticos, además de que te permiten ahorrar tiempo y dinero. Ya no es necesario que acudas a un establecimiento para su creación e impresión, con el consiguiente coste. Tampoco se agotarán como ocurría con las físicas.

Su envío es seguro, al igual que su almacenaje, que te ahorra tiempo a la hora de buscar una tarjeta en concreto. Las búsquedas pueden llevarse a cabo recurriendo a distintos parámetros.

El creador de la tarjeta digital puede actualizar en segundos su contenido, cambiar la fotografía o añadir información. También tiene la posibilidad de generar diferentes modelos, dependiendo de a quién vaya destinada. Otra opción es transformarla en una firma digital para incluirla en los emails.

Nunca las tarjetas de visita dieron tanto juego. Conoce más en este enlace.

Testimonios de clientes satisfechos de Knowee

Trabajamos con empresas de todos los sectores y les ayudamos en el proceso de transformación digital.

Hemos recopilado algunas de sus experiencias en estos vídeos:

Javier Cremades, Presidente Cremades & Calvo-Sotelo Abogados:

“La utilizo desde hace dos años y me siento más flexible y cómodo a la hora de convocar a alguien a una reunión (…) Me ha hecho más digital, más ágil y estar mejor conectado”

Miguel Ángel Reyes, CEO Global Business Owners:

“Nos da una plataforma en la cual podemos tener todas las tarjetas juntas (…). Además, podemos hacer campañas de marketing lanzando nuestro mensaje a nuestros socios”

Eugenio Prada, Vice-Presidente Global Business Telecommunication Services:

“Lo hemos utilizado para crear nuestra propia BBDD que luego hemos utilizado en nuestras acciones de marketing y promoción”

Enrique Seligrat, Presidente Grupo Seligrat Automoción:

“Para nosotros ha supuesto un importante ahorro de costes, trabajar con más eficiencia y simplicidad”